Giá trị của giấy tờ và bản sao chứng thực

Văn bản, giấy tờ được lập hay được cấp thì cũng đều là một loại chứng cứ để chứng minh cho các tình tiết, sự kiện pháp lý. Cho dù là bản chính hay bản sao thì chúng ta nên quan tâm đến giá trị chứng cứ của giấy tờ để có cách sử dụng hợp lý.
Nghị định 45/2020/NĐ-CP ra đời cho phép thực hiện chứng thực bản sao điện tử thì đã có nhiều câu hỏi được đặt ra xoay quanh dịch vụ này.
Một trong những lợi thế lớn nhất của bản sao điện tử, đó là người dân, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều lần mà không phải đi làm lại thủ tục chứng thực. Trong các văn bản quy phạm pháp luật đều quy định rằng “bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng như bản chính”. Kết hợp cả hai vấn đề này, ngay lập tức đặt ra một câu hỏi là: Vậy nếu sau khi chứng thực bản sao mà bản chính bị mất, hoặc bị thay đổi, hoặc vì lý do nào đó không còn tồn tại nữa thì sao? Liệu khi đó bản sao có thay thế được bản chính hay không?
Thực tế là câu hỏi này đã được đặt ra từ rất lâu, và không chỉ đối với bản sao điện tử hay bản sao truyền thống. Ngay cả đối với các bản chính đang tồn tại thì không hẳn nó đã còn hiệu lực.
Ví dụ:
Sau khi ly hôn thì nhiều người vẫn giữ được giấy đăng ký kết hôn bản gốc; sau khi đổi chứng minh thư sang căn cước công dân thì nhiều người vẫn giữ được chứng minh thư cũ; sau khi đã thực hiện xong hợp đồng thì các bên vẫn giữ được bản hợp đồng gốc…
Để trả lời câu hỏi này, ta cần quay trở lại điểm xuất phát của vấn đề là:
Mục đích của việc lập (hoặc cấp) các loại giấy tờ này là để làm gì?
Phải hiểu như thế nào khi tiếp nhận một loại giấy tờ?
Mục đích của việc lập (hoặc cấp) các loại giấy tờ;
Dưới góc độ pháp lý, văn bản được tạo lập giữa các bên hoặc được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp là để ghi nhận một sự kiện pháp lý. Nội dung của văn bản chứa đựng các thông tin có giá trị chứng cứ. Nói một cách khác, các văn bản khi sử dụng trong quan hệ pháp luật thì có giá trị chứng cứ.
Ví dụ:
– Việc cấp bằng tốt nghiệp là bằng chứng chứng minh rằng tại thời điểm được cấp bằng, người có tên trên bằng tốt nghiệp đã hoàn thành chương trình học (đào tạo) và đạt yêu cầu đối với một trình độ nào đó.
– Việc cấp giấy chứng minh thư nhân dân/hộ chiếu là để chứng minh rằng, tại thời điểm được cấp giấy, người có tên và các đặc điểm nhận dạng trên giấy được công nhận là công dân hợp pháp của quốc gia cấp giấy.
– Văn bản hợp đồng là để chứng minh rằng tại thời điểm ký kết hợp đồng đó, các bên đã thống nhất, đồng ý và cam kết thực hiện những nội dung ghi trong hợp đồng.
Như vậy, việc chứng nhận một bản sao đúng với bản chính là để chứng mình rằng, tại thời điểm chứng nhận, có tồn tại một bản chính với nội dung chính xác như nội dung của bản sao.
Phân biệt giá trị sử dụng của từng loại giấy tờ
2.1. Phân biệt giá trị sử dụng và giá trị chứng cứ của giấy tờ
Một số loại giấy tờ có ghi thời hạn sử dụng thì giá trị sử dụng của nó chỉ được giới hạn trong thời hạn đó.
Ví dụ:
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thời hạn sử dụng là 6 tháng, nếu giấy đó ghi nhận rằng người có tên trên giấy chưa đăng ký kết hôn với ai thì có nghĩa là: trong khoảng thời gian 6 tháng kể từ thời điểm được cấp giấy, người được cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể sử dụng giấy đó để tiến hành các giao dịch dân sự (hoặc đăng ký kết hôn) với tư cách là một người chưa đăng ký kết hôn.
– Hộ chiếu được cấp có thời hạn 15 năm thì trong vòng 15 năm kể từ thời điểm được cấp, người được cấp hộ chiếu đó có thể sử dụng để chứng minh mình là công dân hợp pháp của quốc gia đã cấp hộ chiếu với mục đích xin cấp thị thực, thực hiện các giao dịch dân sự, tiến hành các thủ tục hành chính …
Tuy nhiên, giá trị sử dụng của giấy tờ không đồng nghĩa với giá trị chứng cứ mà giấy tờ đó chứng minh. Một loại giấy tờ hết hạn sử dụng không có nghĩa là nó không có giá trị chứng cứ.
Ví dụ:
– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (với nội dung như nêu ở ví dụ phía trên) dù hết hạn sử dụng, không có giá trị tiếp tục chứng minh tình trạng hôn nhân sau thời hạn 6 tháng, nhưng nó vẫn có giá trị chứng minh tình trạng hôn nhân của người có tên trên giấy tại thời điểm được cấp giấy.
– Hộ chiếu hết hạn mặc dù không còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân của người mang hộ chiếu sau khi nó hết hạn, không sử dụng để giao dịch hay tiến hành các thủ tục hành chính, nhưng những thông tin trong đó vẫn có giá trị chứng cứ để chứng minh trong nhiều trường hợp như thông tin về họ tên, năm sinh, quốc tịch, lịch sử xuất, nhập cảnh của người đó tại thời điểm mà hộ chiếu còn hiệu lực.
Mặc dù hết hạn, nhưng giá trị chứng cứ của các loại giấy tờ là rất quan trọng, đó là lý do tại sao khi cấp đổi hộ chiếu hoặc chứng minh thư nhân dân, cơ quan chức năng chỉ bấm lỗ hoặc cắt góc và trả bản chính giấy tờ đã hết hạn sử dụng cho công dân chứ không thu hồi.
2.1. Chấp nhận bản sao được chứng thực từ bản chính với ý nghĩa như thế nào?
Cũng giống như các loại bản chính, bản sao có giá trị sử dụng và giá trị chứng cứ.
Hiện nay không có quy định về thời hạn sử dụng của bản sao, nghĩa là về ký thuyết, bản sao có thể có giá trị đến bất cứ thời điểm nào mà người tiếp nhận nó vẫn chấp nhận giá trị của nó.
Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của bản sao thì lại khác; bản sao chỉ có giá trị chứng minh rằng: tại thời điểm nó được chứng thực thì có một bản chính với nội dung chính xác như vậy tồn tại.
Vì những lý do trên, mặc dù tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 45/2020/NĐ-CP đều quy định bản sao và bản sao điện tử “có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch” nhưng khi sử dụng bản sao, người cung cấp bản sao và người tiếp nhận bản sao giấy tờ đều cần phải hiểu rõ giá trị sử dụng và giá trị chứng cứ của bản sao để áp dụng đúng.
Bản sao được chứng thực từ bản chính không thể thay thế được bản chính trong nhiều trường hợp, ví dụ như trường hợp phải xuất trình để chứng minh tinh hợp pháp của giao dịch khi công chứng hoặc trường hợp phải xuất trình như một chứng cứ để chứng minh trước tòa án. Một số trường hợp, người tiếp nhận hồ sơ vẫn có quyền (thậm chí bắt buộc) người nộp bản sao có chứng thực phải xuất trình bản chính để chứng minh vì họ cần khẳng định được giá trị chứng cứ tại một thời điểm hiện tại hoặc một thời điểm diễn ra sau khi bản sao được chứng thực.
Tóm lại:
Một bản chính được xuất trình không có nghĩa là nó còn giá trị tại thời điểm xuất trình.
Một bản sao được xuất trình không có nghĩa là bản chính của nó còn tồn tại hay còn giá trị sử dụng.
Không phải lúc nào cũng cần đến bản sao chứng thực.
Không phải bản sao được chứng thực là có thể thay thế được bản chính trong mọi trường hợp.
Không phải vì pháp luật không quy định thời hạn sử dụng của bản sao mà một bản sao có thể sử dụng mãi mãi, không cần chứng thực lại.
Văn bản, giấy tờ được lập hay được cấp thì cũng đều là một loại chứng cứ để chứng minh cho các tình tiết, sự kiện pháp lý. Cho dù là bản chính hay bản sao thì chúng ta nên quan tâm đến giá trị chứng cứ của giấy tờ để có cách sử dụng hợp lý.
Nguồn:https://daoduyan.com/2020/06/gia-tri-cua-giay-to-va-ban-sao-chung-thuc/#more-1180
———- ———————————————————————-
Luật Nguyễn Trang xin gửi đến Quý khách các nội dung pháp luật thực tiễn. Nếu quý khách hàng có nhu cầu, vui lòng liên hệ Hotline: 0934583830 hoặc liên hệ trực tiếp tại trụ sở để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Nguyễn Trang.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *